Esse capítulo não poderia se iniciar sem relevantes esclarecimentos sobre a GESTÃO FINANCEIRA, a iniciar pelo POP – Procedimento Operacional Padrão para controle financeiro da empresa. Processo contínuo responsável pelo equilíbrio e saúde do restaurante. O objetivo principal desta ferramenta é a de auxiliar os profissionais da área administrativa a padronizar os processos da boa gestão financeira, e por consequência organizar toda a rotina administrativa necessária para o andamento do trabalho. Sua aplicação se efetua no departamento financeiro, servindo de mecanismo para uma visualização panorâmica de todos os outros setores do estabelecimento. Assim, vejamos as orientações diárias:
- Pela manhã verificar se o gerente responsável pelo funcionamento do segundo turno enviou o movimento do caixa do dia anterior ao setor Financeiro em malote fechado.
- Fazer a abertura do malote, fazer a conferência física dos valores contidos no borderô de caixa do movimento do dia anterior (contagem do dinheiro, somatório dos comprovantes de cartão e somatório das notas ou recibos de compras) e inserir no Sistema todos os dados contidos no borderô de acordo com a conferência física de caixa no dia correspondente ao movimento, não se esquecendo de inserir os valores de venda e comissão informados pelo software operacional.
Atenção:
- Separar todos os comprovantes dos cartões de débito e crédito por bandeira e adquirente.
- Tirar relatórios de todas as máquinas de cartão.
- Entrar no site dos Bancos prestadores de serviço e emitir o extrato bancário do dia para conferência das 4 (quatro) etapas a seguir:
- Conferência dos cheques emitidos que foram compensados nas contas para baixa de pagamentos no sistema.
- Conferência das saídas de valores das contas para baixa de pagamentos no sistema.
- Conferência de possíveis valores que possam vir a ser debitados nas contas para pagamento de tarifas bancárias para lançamento no sistema.
- Conferência dos valores que estão sendo reembolsados pelas operadoras de cartões através da conciliação bancária.
- Lançar no sistema todas as notas fiscais ou recibos no seu respectivo dia e na sua respectiva especificação: (CMV, CMO ou DEPRECIAÇÃO).
- Dar baixa no sistema em todos os pagamentos efetuados no dia, informando o banco ou a forma de pagamento em dinheiro.
Verificar se os comprovantes dos cartões de débito, crédito e vale enviados pelo malote, foram devidamente conferidos e somados, para que então sejam lançados os valores apurados no sistema nos seus respectivos campos. - Todas as notas do dia anterior, como as de despesas efetuadas com pagamentos à vista, devem ser lançadas no sistema de acordo com a nota que foi recebida no estabelecimento com as seguintes informações: Data de emissão e de vencimento, número da nota fiscal, nome do fornecedor e o valor da nota que devem ser armazenadas na coluna específica (CMV, CMO, DEPRECIAÇÃO OU LUCRO) de acordo com cada nota.
- O sistema lhe retornará à posição de saldo de todos os bancos e da tesouraria do final do dia de competência. Caso haja divergência de valores conferir novamente todos os dados lançados no dia.
- O sistema, além de especificar os totais de todos os seus gastos referentes à Locação, Prestadoras de Serviços, Concessionárias, Mão de Obra, Despesas administrativas e Impostos, irá te ajudar a visualizar de maneira mais clara e fácil todos os acontecimentos e dados referentes ao funcionamento do estabelecimento podendo fazer um paralelo entre os parâmetros pré-estabelecidos, que facilitarão a análise do gestor em relação ao desenvolvimento do restaurante (se ele está: bom, ruim e onde exatamente precisa melhorar).
- O comprometimento no cumprimento destes procedimentos resultará na satisfação e na segurança por parte do gestor a respeito das suas incumbências administrativas.
